Jag har studerat kommunikation på olika sätt i drygt 25 år och ju mer jag studerar detta stora ämne, desto mer förbluffad är jag över att vi alls kan förstå varandra! Det borde nästan inte gå.
En av mina 20 kommunikationssanningar är att vi faktiskt inte kan säga vad vi menar. Inte exakt. Vi har inte en dators linjära algoritmer utan att kråkbo med ord, tankar, känslor i en blandad gröt. Det som kommer ut ska dessutom filtreras genom våra fördomar, åsikter, erfarenheter – och det blir värre: Allt du säger ska sedan tolkas av andra som har sina egna erfarenheter, tankar, känslor och så vidare. Det är klart att det är svårt, och för dig som vd eller chef väger dina ord dessutom tyngre eftersom du påverkar fler människor. Mitt tips: Ta bort luddet.
Vilket ludd? Tänk dig din torktumlare. Du kör en hög handdukar. När de är torra viker du ihop dem och sedan tar du bort luddet ur luckan. Det där luddet kommer från dina handdukar. Låt oss jämföra luddet som något du inte behöver.
När du kommunicerar använder du säkert fler ord är du behöver. Många ord är bara en transportsträcka till dina viktiga poänger. Är de dessutom svaga så gör de ditt budskap svårare att förstå. Svaga ord är till exempel ”man, de, kanske, eventuellt, principiellt, lite, lite grann, jag tänkte att”. Listan kan göras längre. Det blir ludd.
Tänk dig att du säger till dina medarbetare: ”Jag tänkte att vi kunde ha ett litet möte nu när de i styrelsen sagt att man måste öka produktiviteten här och kanske kan vi på mötet prata lite grann om hur vi skulle kunna göra det…?” På själva mötet öser du på med förkortningar, abstrakt snack och allmänt svävande visioner. Din trovärdighet ryker. Folk kommer att spekulera i vad du egentligen menar. Plötsligt kommer organisationen ha en hel hög med tolkningar, och sällan till din fördel.
Så vad kan du göra? Här är 6 sätt.
1. Tänk mottagare. Vem är det du pratar med? Vad kan de, vet de, känner de? Kom ihåg att det är ditt ansvar att de förstår vad du vill säga. Gör det lätt för dem.
2. Använd färre, bättre ord. Säg ”Vi ska ha ett möte där vi tar fram fem nya idéer för att öka vår produktivitet.” Du blir mycket mer konkret,.
3. Sluta upp med förkortningar som bara några förstår.
4. Säg inte Man och Dom när du är chef. Säg Jag, Vi och Du.
5. Använd gärna metaforer som gör det krångliga mer begripligt. Prata inte om LTE eller 5G för en lekman som inte kan telekom. Säg istället ”Digitala motorvägar” eller något liknande.
6. Var tydlig direkt. Tro inte att ett negativt besked blir bättre av att du lindar in det.
Kommunikation, arbetsglädje och resultat går hand i hand. Kommunicera som en ledare. Lyssna som en ledare. Var tydlig!
