Jag välkomnar Oona von Zweygbergk som skrivit en gästblogg som jag gärna delar till dig. Hon bjuder på 5 detox-tips som räddar oss från giftiga möten. Häng med:
“Giftiga möten” och 5 effektiva Detox-tips
Definitionen på ordet giftig enligt Wiktionary: Någonting om orsakar skada på levande organism.
Enligt denna beskrivning kan dom flesta möten, utan tvekan, anses som giftiga. De kanske inte orsakar någon direkt skada för deltagarna men kan i längden ha en väldigt negativ påverkan på arbetsmiljön.
Har du någon gång känt att du har kommit in på ett möte som redan efter fem minuter känns som tidsslöseri? Eller tänkt att du skulle kunna använda din tid tusen gånger bättre någon annanstans än med att sitta med på ett möte? I så fall är det verkligen dags att fundera över din organisations mötesvanor.
Så många böcker som har skrivits om dåliga möten bevisar att ämnet varken är nytt eller inaktuellt. Några exempel på böcker som finns hos Amazon berättar sitt språk:
- Boring Meetings Suck: Get More Out of Your Meetings, or Get Out of More Meetings
- Let’s Stop Meeting Like This: Tools to Save Time and Get More Done
- Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversations
Frågan är: Hur kan vi få möten att bli effektiva istället för giftiga? Den här snabba Detox-kuren innehåller fem punkter som hjälper er att ha bättre, effektivare och roligare möten.
Detox 1. Färre möten
“Less is more” gäller även för möten. Man måste inte ta ett möte för exakt varje ärende som ska bestämmas. Spara mötestillfällen för sådana beslut som involverar flera personer inom företaget.
Fråga dig själv: “Kan denna fråga hanteras via mail istället för att ta upp den på möte?”. T.ex. rapporter är bättre att skicka på mail medan kreativa beslut och brainstorming kan enklare göras i grupp. Att arrangera möten bara för större beslut kan effektivisera hela organisationens prestation.
Detox 2. Färre deltagare
Hur känns det att sitta med på ett möte och känna sig totalt utanför? Att man skulle kunna utnyttja sin arbetstid bättre genom att greppa tag i viktigare saker? De flesta av oss har varit med om detta. Fenomenet uppstår oftast från en företagskultur där hela gruppen förväntas att delta vid alla möten, även när varje deltagarens närvaro inte riktigt går att motivera.
När du ska sätta upp ett möte och bjuder in deltagare, tänk på följande:
- Måste denna person verkligen vara med på detta möte?
Sedan frågar du dig själv:
- Måste jag själv verkligen vara med?
Om svaret på någon av ovanstående frågor är nej, skjut upp mötet lite till.
Detox 3. Sätt en tidsgräns
Möten kan ibland bli riktigt långa. Hos vissa företag kan de ta en halv arbetsdag eller ännu längre. Deltagarna orkar sällan hålla sig pigga och alerta genom hela mötet eftersom människans koncentrationsförmåga helt enkelt inte är skapad för det.
Det sägs att 15 minuter är bra längd för ett möte. Det låter som en väldigt kort tid, men när mötet har ett klart syfte ska denna kvarten gå att använda så effektivt som möjligt,
Att bli klar med mötet är förstås inte alltid möjligt på 15 minuter, men att sätta tidsgräns är det. Tidsgränsen kan lika gärna vara 30 eller 45 minuter, men den måste hållas.
Detox 4. Gör möten kreativa
Bryt era mönster och hitta på någonting nytt. Att hålla humören uppe hjälper deltagarna att hålla sig fokuserade och leder troligtvis till nya, kreativa lösningar. Välj ett tema för ert nästa möte, t.ex.:
Det är faktiskt helt okej att ha roligt på möten!
Detox 5. Byt miljö
Sist, men inte minst, har vi miljöombytet. Varför ska man alltid sitta i samma tråkiga konferensrum när det finns andra alternativ? Lämna kontoret och gå ut på äventyr! Möte kan man ha på ett mysigt café eller restaurang, en ljus kabinett med havsutsikt eller varför inte på en spa eller bastu. På Venuu.se hittar du hundratals med inspirerande alternativ för möteslokaler.
Fantastiska möten önskar Venuu!
Gästskribent: Oona von Zweygbergk / Venuu.se (Källa: Spacebase)
(pssst. Antoni här. Vill du läsa böcker om hur du skapar bra möten, så har jag och Micke Darmell faktiskt skrivit ett par…)
