1. Vad gör du om frågan är irrelevant till ämnet?
Antingen vill personen byta spår eller så har han/hon inte kunnat placera ditt budskap i sitt eget medvetandets hyllor. Om det är det förstnämnda så flytta tillbaka fokus till ditt budskap. ”Det ligger utanför min presentation men jag diskuterar det gärna med dig senare.” I det andra fallet får du be personen att utveckla frågan lite till och sedan försöka hitta ingången för att hjälpa personen förstå ditt budskap. Kom ihåg att det alltid är sändarens (talarens) ansvar att mottagaren (målgruppen) tolkar det du säger på det sätt du vill.
2. Vad gör du om frågan redan ältats ett antal gånger förut och personen bara upprepar samma sak igen?
På ett vänligt sätt kan du svara på frågan igen, eller referera till det ni redan sagt tidigare. ”Jag tror att det var det som John menade när han frågade om hur det låg till. Har jag rätt John?”
3. Vad gör du om det egentligen är ett påstående, mer än en fråga?
Antingen kan du snällt fråga ”Förlåt, vad var frågan?” eller så kan du tacka för inlägget, eventuellt gå tillbaka till ditt eget huvudbudskap, och sedan ta nästa fråga. ”Tack för din kommentar. Det viktiga är att vi lyckas med våra ambitioner, som jag just presenterat. Några andra frågor?”
4. Vad gör du om du fått en motståndare som ”muckar gräl” med dig?
Det här helt meningslöst att ”putta tillbaka”. Du får inte bara bråkmakaren mot dig utan alla andra också. Svara om du kan. Eller släpp frågan till publiken och be om hjälp med svaret. Om personen envisas kan du alltid kolla med publiken om alla delar personens engagemang i den här frågan eller om det är möjligt att du och personen diskuterar det vidare själva efter att du är klar.
5. Vad gör du om du missförstod frågan?
Du kan göra på två sätt. • Du ber personen att utveckla frågan. ”Kan du utveckla frågan? Jag är inte säker på att
jag förstår.” • Du parafraserar. ”Förstår jag dig rätt i att du undrar varför vi inte kan tidigarelägga projektet?” I båda fallen visar du att du verkligen bryr dig om din publik, vilket uppskattas av dem.
6. Vad gör du om du inte vet svaret?
Det ena sättet är att du erkänner på en gång, och lovar att ta reda på det. Fråga om det är fler som vill veta svaret. Se därefter till att du håller vad du lovar. Det är professionellt.
Det andra sättet är att du håller tyst en stund och tänker. Kanske har du svaret. Det visar också att du bryr dig om publiken, och tystnaden blir inte jobbig. Kommer du inte på svaret, gör du som jag just skrev; säg det och ta reda på det.
7. Vad gör du i en större grupp när någon frågar och inte alla hörde?
Detta är inte ovanligt. Fast det ofta springer runt värdar och värdinnor med mikrofoner, är det ibland som förgjort. Det är alltid några som inte vill vänta på mikrofonen, eller som tycker att de minsann inte behöver den. Oavsett vilket, ska du upprepa frågan så att alla hör, och sedan svara. ”Frågan var: kan vi verkligen gå ut med den här informationen? Ja, baserat på min erfarenhet är det klart lämpligt att göra det i samband med kvartalsrapporten.”
Ibland händer det att ett möte sker med web-casting, det vill säga att det sitter människor och följer mötet, antingen live, eller i efterhand någon annanstans via sin dator. Då är det än viktigare att du upprepar frågan eftersom de inte har en chans att höra någon i publiken ställa frågan utan mikrofon
